Jede geschäftliche Aktivität zieht zwangsläufig auch eine Dokumentation der zu Grunde liegenden Geschäftsvorgänge nach sich.
Dabei ergeben sich unterschiedliche Arten und unterschiedliche Medien, um diese Dokumentationen kurz- , mittel- und langfristig zu gewährleisten. Doch schon im Rahmen der alltäglichen Arbeiten fallen große Mengen an Informationen und Daten an, die sicher und umweltgerecht vernichtet und recycelt werden müssen.
Zudem gilt, dass am Ende der gesetzlichen Aufbewahrungszeit alle Datenträger ordnungsgemäß zerstört werden müssen. Denn nach dem Gesetz vom 2. August 2002 zum Schutz personenbezogener Daten unterliegt in Luxemburg auch das Vernichten von Datenträgern diesen gesetzlichen Vorschriften.
Dokumentenzerstörung
In allen Organisationen oder Unternehmen fallen jeden Tag große Mengen an Daten in Papierform an. Meistens sind dies Ausdrucke, Projektnotizen, Planzahlen, Entwürfe, Memos oder Korrespondenzen. Nicht immer bleiben diese Daten mit dem administrativen Vorgang verbunden, sondern wandern in den Abfall. Hier beginnt unsere Leistungskette. Schon in ihren Räumlichkeiten können die Unterlagen in entsprechend sicher verschlossenen Behältern einer fachgerechten Entsorgung zugeführt werden. Im Folgenden geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über den grundsätzlichen Ablauf, wenn wir die Vernichtung Ihrer Papiere für Sie vornehmen sollen. Die unterschiedlichen Größen und Formen der Behälter finden Sie in der Rubrik Sammelbehälter aufgelistet.
Bitte besuchen Sie die Kategorie‘Datenträgervernichtung Material’ für Informationen über Größen und Formen unserer Sicherheitscontainer.
Genereller Ablauf
Jedes Unternehmen hat eine individuelle Vorgehensweise, wenn es um die internen Abläufe geht. Deshalb wählen wir gemeinsam mit Ihnen die für die besonderen Anforderungen ihres Unternehmens effizientesten Behältnisse aus. Zu den jeweils vorgesehenen Terminen werden dann die verschlossenen und gesicherten Behälter gewechselt und in unserem zertifizierten Zentrum der datenschutzgerechten Vernichtung von Datenträgern aller Art zugeführt.
Dabei wird direkt nach der Einlieferung das genaue Gewicht mittels einer Waage ermittelt und über ein Wiegezertifikat festgehalten. So entstehen nur Kosten, die sich durch das reale Gewicht ergeben. Anschließend werden die Dokumente sach- und fachgerecht zerkleinert und die Metallteile aussortiert. Mit Hilfe zweier Förderschnecken werden die zerkleinerten Papierteile wahlweise in zwei Großcontainer gepresst.
Jeder Container enthält etwa einer Milliarde Teilchen, sodass es mehr als unwahrscheinlich ist, ein Dokument wieder herstellen zu können. Für die uns übergebenen Mengen erhalten Sie auch ein Zertifikat über die ordnungsgemäße Vernichtung ihrer Unterlagen.
Damit können Sie jederzeit gegenüber den Behörden den Nachweis der ordnungsgemäßen Vernichtung der Dokumente erbringen. Abschließend wird der Gesamtinhalt der Container dem Recyclingkreislauf zugeführt.
Andere Datenträger
Natürlich speichern Sie in ihrem Unternehmen auch Daten auf anderen Medien, wie etwa USB STICKS, CD, DVD, TAPES, HARDDISK oder sonstigen Datenträgern. Wenn einzelne Jahrgänge oder Projekte abgeschlossen sind, können wir gerne auch die physische Vernichtung dieser Datenträger für Sie durchführen.
Nur die physische Vernichtung gibt Ihnen die absolute Sicherheit, dass die großen Mengen an Information auf den Datenträgern unwiederbringlich zerstört sind.
In diesem Zusammenhang sollten Sie auch an Festplatten aus Druckern, Kopierern und Faxgeräten denken, die heute automatisch erst die Dokumente lesen und speichern, bevor sie die gewünschte Aktivität ausführen.
Dies sind häufig sehr sensible Daten, die unbedingt vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden sollten.
Gerne geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über den Ablauf, wenn wir die Zerstörung solcher Datenträger für Sie vornehmen.
Genereller Ablauf
Entsorgungen dieser Art sind selten einheitlich. Vielmehr zeigt unsere Erfahrung, dass eine Entsorgung in regelmäßigen Abständen notwendig wird.
Wenn dann eine Entsorgung erfolgt, sind die Datenbestände entsprechend groß. Deshalb wählen wir gemeinsam mit Ihnen die für die besonderen Anforderungen ihres Unternehmens effizientesten Behältnisse aus.
Nach dem Befüllen werden die verschlossenen und gesicherten Behälter in unserem zertifizierten Zentrum für die datenschutzgerechte Vernichtung von Datenträgern aller Art der Vernichtung zugeführt.
Dabei wird direkt nach der Einlieferung das genaue Gewicht mittels einer Waage ermittelt und über ein Wiegezertifikat festgehalten. So entstehen nur Kosten, die sich durch das reale Gewicht ergeben.
Am Ende der physischen Zerstörung befinden sich die Materialsplitter in unseren Großcontainern, deren Inhalt dann dem Recyclingkreislauf zugeführt wird.
Zertifikat
Zum Nachweis einer datenschutzgerechten Vernichtung der Datenträger gemäß den Anforderungen des Datenschutzgesetzes stellen wir Ihnen ein Zertifikat für Ihre Unterlagen aus.
Bei behördlichen Prüfungen, etwa durch die CSSF oder regulären Rechnungsprüfer, können Sie damit dokumentieren, dass ein Fachunternehmen, welches die notwendigen Genehmigungen für diese Arbeiten hat, für ihr Unternehmen die sach- und fachgerechte Zerstörung der Datenträger durchgeführt hat und die Basismaterialien dem Recyclingkreislauf zugeführt wurden.
Wie ein solches Zertifikat aussieht, können sie am Beispiel des PDF Dokumentes sehen.
Entsorgungen dieser Art sind selten einheitlich. Vielmehr zeigt unsere Erfahrung, dass eine Entsorgung in regelmäßigen Abständen notwendig wird.
Zum Nachweis einer datenschutzgerechten Vernichtung der Datenträger gemäß den Anforderungen des Datenschutzgesetzes stellen wir Ihnen ein Zertifikat für Ihre Unterlagen aus.
