Professionelle Archivierung bietet eine Vielzahl von Vorteilen
Die wesentlichen sind hier kurz aufgeführt.
Sicherheit: gegen Feuer, Feuchtigkeit oder Überschwemmung; Schutz vor unerwünschten Einblicken.
Raumoptimierung: mit der Zeit kann die Kapazität Ihrer Archive überschritten sein, sodass es erforderlich wird auf externe Möglichkeiten zurück zugreifen.
Effizienterer Einsatz des eigenen Personals: einen wertvollen Mitarbeiter nur mit der Organisation eines Archivs zu beschäftigen, ist nicht immer sinnvoll und effizient.
Rechtliche Anforderungen: alle Unternehmen in Luxemburg sind gesetzlich verpflichtet, ihre Unterlagen eine Zeit lang aufzubewahren. Mit einer effektiven Archivierung mindern Sie das Risiko bei Rechtsstreitigkeiten und möglichen Revisionen.
Generell lässt sich der Nachweis von Geschäftsvorgängen am einfachsten in Papierform erbringen. Die Akten müssen dann über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden. Ab einem bestimmten Moment ist in den allermeisten Fällen ein direkter Zugriff im eigenen Haus aber gar nicht mehr nötig. Daher bietet es sich an, diese Unterlagen absolut sicher und kostengünstig extern einzulagern und so die vorhandenen Räumlichkeiten effizienter zu nutzen.
Werden wider Erwarten dennoch Unterlagen benötigt, steht Ihnen unser Lieferservice zur Verfügung.
Die Archivlagerung im Stahlcontainer bietet Ihnen viele Vorteile. Zum einen befinden sich alle Unterlagen in einer mehrfach verschließbaren separaten Stahlbox und zum anderen bleibt ein Zugriff auf die eingelagerten Unterlagen möglich. Zusätzlich können unsere Stahlcontainer zu Ihnen vor Ort gebracht werden, wo die Unterlagen dann unter Ihrer Aufsicht eingelagert werden.
Fragen Sie einen unserer Berater nach der optimalen Auslastung eines Containers, die sich natürlich nach ihren individuellen Wünschen richtet und sich unterschiedlich gestalten lässt.
In diesem separaten abgeschlossenen Bereich, der nur Ihnen zugänglich ist, können Sie größere Aktenmengen mit direktem Zugriff sicher einlagern. Die Barcodierung erfolgt hier auf dem jeweiligen Behältnis wie etwa der Archivbox oder dem Ordner.
Dies ist die einfachste Form einer sicheren Aktenlagerung. Hier werden die Unterlagen in speziellen Archivkartonagen verpackt. Die Verpackungseinheiten werden mit Barcodes versehen und auf einer Palette im Hochregallager bis zu 6 Etagen hoch eingelagert. Um die beste Sicherheit zu gewährleisten, werden die Paletten mit einer undurchsichtigen Plastikfolie umhüllt. So sind die Archivkartons vor Staub und Feuchtigkeit geschützt und der Sichtschutz ist sichergestellt.
Der Abhol- und Lieferservice
Werden bei uns eingelagerte Akten oder Dokumente bei Ihnen vor Ort benötigt, oder möchten Sie weitere Bestände einlagern, bieten wir einen Lieferservice an. Unser Schnellservice bedient Sie innerhalb von 3 Stunden, der Normalservice innerhalb der nächsten 24 Stunden. Bei größerem Transportvolumen muss jedoch mit entsprechendem Vorlauf geplant werden.
Die Barcodierung
Die eindeutige Zuordnung der uns überlassenen Datenträger sowie die korrekte Inventarisierung ist eine zentrale Anforderung.
Hierfür bietet die Barcodierung die richtige Lösung. Wir stellen damit sicher, dass Ihre Datenträger immer auffindbar sind und alle Bewegungen als Historie vorliegen. So können wir den gesamten Zeitraum von der ersten Übernahme bis zur Vernichtung der Datenträger nachvollziehen.
Je nach der von Ihnen gewünschten Tiefe der Verzeichnisstruktur und Ihrer benötigten Inventarliste entscheiden Sie, ob eine einzelne Kundenakte, eine Hängeregistermappe, ein Standardordner oder ein Aktenkarton die jeweilige Einheit für den Barcode ist.
Unser externes Archivmanagement
Haben Sie bereits Akten aussortiert und diese in unserem Archivlager untergebracht und möchten noch selbst die jüngeren Jahrgänge in Ihrer Firma verwalten? Oder suchen Sie ganz generell ein leistungsfähiges Archivprogramm? Dann bieten wir Ihnen unser Softwareprogramm für Archivmanagement an. Als unser Partner können Sie das gleiche In-House System benutzen, das wir für Sie intern oder extern verwenden. Beim Transfer von Jahrgängen in unser Archiv wird dann lediglich der Lagerort gewechselt, eine neue Inventarisierung der Datenbestände entfällt. Zudem besteht die Möglichkeit, aus dem In-House System heraus die extern gelagerten Datenträger inklusive unseres Lieferservices anzufordern.
Sicherheit bei anderen Datenträgern
Einige Unternehmen halten aus Sicherheitsgründen die Datenbestände zusätzlich auf Medien wie CD, DVD, DLT, Tapes oder Harddisks fest.
Die Sicherheit der gespeicherten Dateien auf diesen verschiedenen Datenträgern ist von besonderer Bedeutung.
Für uns versteht sich von selbst, dass der Raum, in dem Ihre Dateien gelagert werden, nicht von Dritten zugänglich ist.
Wenn Ihr Unternehmen einer Überwachung durch die CSSF unterliegt, ist die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister oder Lieferanten, der den PSF-Status erhalten hat (Professionnel du Secteur Financier / Professional Service Provider für den Finanzsektor), zwingend erforderlich. Als PSF-akkreditiertes Unternehmen entspricht Streff diesen Bestimmungen und Anforderungen.
Dennoch, die Vorteile der strengen Regelungen gelten nicht nur für Kunden aus dem Finanzsektor mit ihren besonderen Anforderungen, sondern auch für alle anderen Kunden, die somit ebenfalls von der höheren Sicherheit profitieren.
Das Notbüro
Es kann immer einmal vorkommen, dass Sie Akten, auf die wir keinen Zugriff haben, oder deren Details uns nicht bekannt sind, kurzfristig recherchieren müssen und deshalb bei uns einsehen wollen. Dann steht Ihnen ein Bürocontainer für den Notfall zur Verfügung, der mit Schreibtisch, Fax und Telefon ausgestattet ist.
Umzug und Lagerhallen
Data Protection Dienstleistung und Archivierung
