Votre Entreprise n'est pas composée que de personnes mais aussi d'une quantité massive d'informations: des informations confidentielles sur l'équipe, les fournisseurs et clients particuliers, toutes contenues dans des documents. En outre, ces documents contiennent des informations vitales concernant l'essence de l'entreprise, et des personnes associées à celle-ci, votre savoir-faire et votre façon de faire des affaires. De telles informations doivent être archivées et protégées de manière adéquate.
Vous avez besoin que ces informations soient stockées de manière sûre, mais en même temps facilement accessibles lorsque vous en avez besoin. L'archivage interne peut vous sembler le choix le plus judicieux, mais il est loin de correspondre à vos besoins.
Professionnel du Secteur financier au Luxembourg
En vertu des lois actuelles concernant le secteur financier et des ordonnances d’exécution de la CSSF, circulaire 05/178, les entreprises appartenant au secteur financier, comme par exemple les banques ou instituts de crédit, ne peuvent travailler qu’avec un prestataire de services autorisé pour le secteur financier depuis le 1er avril 2004. Selon les mesures d’exécution de la CSSF, d’une part, il est « interdit de transmettre des informations confidentielles à des tiers, sauf si ceux-ci possèdent le statut PSF », et d’autre part « les données confidentielles doivent obligatoirement être stockées dans des sociétés accréditées par les PSF ».
Étant donné que la société Streff propose des services spéciaux, comme l’archivage, la numérisation de documents et la destruction de supports de données de tous types pour ces entreprises, nous avons naturellement reçu l’agrément et le statut « agent de communication à la clientèle » par le Ministère luxembourgeois pour l’ensemble de nos activités.
Tous les employés de Streff sont soumis à des exigences et règlements très sévères en matière de sécurité, afin de vous offrir un service haut de gamme.
Lois sur la Protection des Données à Caractère Personnel
De grandes quantités d’informations sont enregistrées et traitées chaque jour. Toute entreprise, organisation et personne peut légitimement exiger que ces données soient protégées contre tout accès non autorisé.
La loi protège les droits et libertés fondamentales des personnes physiques dans le cadre du traitement de données à caractère personnel et garantit le respect des intérêts des personnes juridiques.
Loi sur la protection des données personnelles
De grandes quantités d’informations sont enregistrées et traitées chaque jour. Toute entreprise, organisation et personne peut légitimement exiger que ces données soient protégées contre tout accès non autorisé.
La loi protège les droits et libertés fondamentales des personnes physiques dans le cadre du traitement de données à caractère personnel et garantit le respect des intérêts des personnes juridiques.
Afin d’éviter les problèmes et les inconvénients qui pourraient en résulter, il nous semble particulièrement important de préciser quels processus se cachent derrière le terme « traitement ».
Le « traitement des données à caractère personnel » est défini comme toute opération ou ensemble d'opérations effectuée(s) ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données à caractère personnel, telles que:
la collecte
l'archivage
l'organisation
la conservation
l'adaptation
la modification
l'extraction
l'utilisation
la communication par transmission
la diffusion
le rapprochement ou l'interconnexion
ainsi que le verrouillage, l'effacement ou la destruction
Le sous-traitant est la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.
Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données est défini comme la personne physique ou juridique, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement de données à caractère personnel.
Selon la loi, les données à caractère personnel sont toutes les informations concernant une personne physique ou juridique identifiée ou identifiable, quel que soit leur support.
Est réputée identifiable une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments spécifiques, propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
Délais de conservation
Depuis l’entrée en vigueur de la loi du 22.12.1986, tous les documents relatifs aux transactions entre commerçants et non-commerçants et entre commerçants et consommateurs doivent être conservés pendant dix ans après la fin de l’année du contrat.
Le délai de conservation commence à la fin de l’année civile pendant laquelle le dossier a été l’objet d’une dernière modification ou d’un dernier ajout. Outre cette règle générale, il existe un grand nombre d’obligations d’archivage spécifiques aux différentes branches ou applications pour des documents et supports de données, dont le délai peut être encore plus long.
Déménagement et Entrepôts
Services de Protection de Données et Archivage
En vertu des lois actuelles concernant le secteur financier et des ordonnances d’exécution de la CSSF, circulaire 05/178, les entreprises appartenant au secteur financier, comme par exemple les banques ou instituts de crédit, ne peuvent travailler qu’avec un prestataire de services autorisé pour le secteur financier depuis le 1er avril 2004. Selon les mesures d’exécution de la CSSF, d’une part, il est « interdit de transmettre des informations confidentielles à des tiers, sauf si ceux-ci possèdent le statut PSF », et d’autre part « les données confidentielles doivent obligatoirement être stockées dans des sociétés accréditées par les PSF ».
