L'archivage professionnel offre une gamme d'avantages
Sécurité: protection contre l'incendie, l'humidité ou les inondations; protection contre les regards indésirables.
Optimisation espace: avec le temps, la capacité de vos archives peut être insuffisante, ce qui rend nécessaire l'utilisation du stockage externe
Optimiser l’utilisation de votre main d'œuvre: Il pourrait s’avérer coûteux de demander à un membre du personnel d’organiser et d’indexer les archives.
Exigences juridiques: toutes les entreprises au Luxembourg sont tenues par la loi de conserver leurs dossiers pendant un certain nombre d'années; trouver une bonne solution d'archivage réduit le risque de litiges et d’un besoin d'audit.
C'est en général sur papier que les opérations commerciales sont documentées. Ces dossiers doivent être conservés pendant toute la période légale. Dans la plupart des cas, il n’est plus nécessaire d’y avoir directement accès au bout d’un certain temps. Il est alors souhaitable de les stocker en externe, de manière sécurisée et économique, afin de pouvoir exploiter de manière plus rentable les locaux disponibles. Cependant, si vous aviez besoin de ces documents, notre service de livraison se tient à votre disposition.
Le stockage d’archives dans des conteneurs en acier vous offre de nombreux avantages. Par exemple, il est possible d’accéder rapidement aux documents entreposés et cependant, tous les documents sont stockés dans des casiers en aciers séparés qui contiennent plusieurs serrures. Nos conteneurs en acier peuvent être livrés dans vos locaux. Les dossiers y sont alors déposés sous votre surveillance. Certaines sociétés conservent des données sur CD, DVD, DLT, bandes ou disques durs pour des raisons de sécurité. Nous nous tenons à votre disposition pour le stockage sûr et économique de ces supports.
La palette est la forme la plus simple de stockage de dossiers. Les documents sont emballés dans des cartons d’archivage spéciaux, qui, une fois dotés d’un code-barres, sont entreposés sur une palette et sont stockés verticalement.
La palette est la forme la plus simple de stockage de dossiers. Les documents sont emballés dans des cartons d’archivage spéciaux, qui, une fois dotés d’un code-barres, sont entreposés sur une palette dans le rayonnage vertical.
Service de collecte et de livraison
Nous vous proposons un service de livraison si vous souhaitez avoir accès à vos dossiers ou documents archivés ou si vous souhaitez archiver des documents supplémentaires. Vous avez le choix entre notre service rapide qui vous livre en 3 heures et notre service standard garantissant une livraison en 24 heures. Pour des volumes plus importants, nous vous prions de prévoir un certain délai car ils nécessitent une planification logistique.
Encodage & Indexation
L’identification précise des supports de données qui nous sont confiés et leur inventaire correct font l’objet d’exigences primordiales.
Le code-barres nous offre la solution idéale. Nous vous garantissons que vos supports de données peuvent être localisés à tout moment et que tous leurs mouvements sont enregistrés de la date de leur prise en charge initiale à leur destruction. Selon la complexité de la structure des répertoires que vous désirez et de l’inventaire dont vous avez besoin, c’est vous qui décidez si l’unité correspondant au code-barres est un dossier client, un dossier suspendu, un dossier standard ou un carton de dossiers.
Gestion externe d'archives
Si vous nous avez déjà confiés des dossiers d’archives mais désirez les gérer vous-même en interne, nous vous proposons notre logiciel de gestion d’archives. Vous pouvez ainsi utiliser en interne le même système que nous en externe.
Au moment du transfert d’années dans notre service d’archivage, il suffira alors de changer le lieu de stockage. Il ne sera pas nécessaire d’effectuer à nouveau un inventaire des données. Vous pouvez en outre nous demander de vous livrer les supports de données stockés en externe, directement à partir de notre système interne.
Archivage d'autres supports de données
Certaines sociétés conservent des données sur CD, DVD, DLT, bandes ou disques durs pour des raisons de sécurité.
Nous nous tenons à votre disposition pour le stockage sûr et économique de ces supports.
Bureau d'urgence
Il peut arriver que vous deviez faire des recherches dans des dossiers qui ne sont pas facilement accessibles par notre personnel ou dont les détails nous sont inconnus dans un délai très court. Dans de telles circonstances, nous mettons à votre disposition un conteneur-bureau équipé d’un bureau, d’un télécopieur et d’un téléphone.
Déménagement et Entrepôts
Services de Protection de Données et Archivage
